Procedura di Whistleblowing Aziendale

1. Scopo

La presente procedura definisce le modalità attraverso le quali dipendenti, collaboratori, fornitori e altri stakeholder possono segnalare, in buona fede, comportamenti, atti o omissioni che possano costituire violazioni di leggi, regolamenti, norme interne, del Codice Etico aziendale o che possano arrecare danno o pregiudizio all’azienda, ai suoi dipendenti o a terzi.

La procedura è redatta in conformità ai principi dei sistemi di gestione per la qualità (ISO 9001) e ai requisiti normativi applicabili in materia di whistleblowing.

2. Campo di applicazione

La presente procedura si applica a:

Dipendenti dell’azienda;
Collaboratori, consulenti e lavoratori autonomi;
Fornitori e partner commerciali, dipendenti e collaboratori degli stessi;
Qualsiasi soggetto che operi per conto o nell’interesse dell’azienda;
Ex dipendenti, ex collaboratori o persone che non ricoprono più una delle posizioni indicate in precedenza.

Si precisa che ai sensi del Decreto Whistleblowing, i soggetti identificabili come Clienti non rientrano tra i possibili segnalanti.

3. Riferimenti normativi e documentali

ISO 9001 – Sistemi di gestione per la qualità
Normativa nazionale ed europea in materia di whistleblowing (Decreto Legislativo n.24/2023, Direttiva UE n.2019/1937)
Codice di condotta aziendale (POL-02 Codice di condotta)
Regolamento interno aziendale
Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)

4. Definizioni

Whistleblowing: segnalazione di informazioni relative a violazioni o irregolarità commesse nell’ambito dell’organizzazione aziendale.
Segnalante (Whistleblower): il soggetto che effettua la segnalazione.
Segnalazione: comunicazione circostanziata di fatti, comportamenti o situazioni ritenute illecite o irregolari.
Gestore delle Segnalazioni: soggetto incaricato della ricezione, analisi e gestione delle segnalazioni.

5. Principi generali

L’azienda garantisce che:

Le segnalazioni siano gestite con riservatezza;
L’identità del segnalante sia protetta, salvo obblighi di legge;
Non siano tollerate ritorsioni, discriminazioni o penalizzazioni nei confronti del segnalante che agisca in buona fede;
Le segnalazioni siano valutate in modo imparziale e oggettivo.

6. Oggetto delle segnalazioni

Possono essere oggetto di segnalazione, a titolo esemplificativo e non esaustivo:

Violazioni di leggi o regolamenti;
Frodi, corruzione o comportamenti illeciti;
Violazioni del Codice Etico o delle procedure aziendali;
Irregolarità contabili o finanziarie;
Comportamenti che possano compromettere la salute e sicurezza sul lavoro;
Violazioni in materia di protezione dei dati personali.

Non rientrano nel perimetro della presente procedura contestazioni, rivendicazioni o richieste di carattere personale.

Cosa non può essere oggetto di segnalazione
Nel campo di applicazione della Procedura non sono invece ricomprese le fattispecie escluse dalla Legge sul Whistleblowing, tra cui:

contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile che riguardano esclusivamente i propri rapporti individuali di lavoro o di impiego pubblico, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro o di impiego pubblico con le figure gerarchicamente sovraordinate;

Sono quindi, escluse, ad esempio, le segnalazioni riguardanti vertenze di lavoro e fasi precontenziose, discriminazioni tra colleghi, conflitti interpersonali tra la persona segnalante e un altro lavoratore o con i superiori gerarchici, segnalazioni relative a trattamenti di dati effettuati nel contesto del rapporto individuale di lavoro in
assenza di lesioni dell’interesse pubblico o dell’integrità della Società.

segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell’Unione europea o nazionali ovvero da quelli nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea;

Si pensi ad esempio, alle procedure di segnalazione in materia di abusi di mercato di cui al Regolamento (UE) n. 596/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio alla direttiva di esecuzione (UE) 2015/2392 della Commissione adottata sulla base del suddetto regolamento, che contengono già disposizioni dettagliate sulla protezione degli
informatori; o ancora al caso, tra gli altri, della direttiva (UE) 2013/36 del Parlamento europeo e del Consiglio che ha previsto la protezione dei segnalanti nell’ambito del quadro prudenziale applicabile agli enti creditizi e alle imprese di investimento.

segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’Unione europea. La disposizione, inoltre, da una parte, esclude le segnalazioni che attengono agli appalti relativi alla difesa o alla
sicurezza, e quindi i contratti aggiudicati in quei settori,

7. Modalità di segnalazione

Le segnalazioni devono essere effettuate preferibilmente in forma scritta e inviate tramite posta elettronica all’indirizzo dedicato:

whistleblowing@enuma.it

Tale indirizzo è stato configurato in modo da non essere in alcun modo archiviato o registrato nei server di posta e arriva unicamente al Gestore delle Segnalazioni.

Sono ammesse anche segnalazioni orali chiedendo un appuntamento con il Gestore delle Segnalazioni, ma in questo caso l’incontro dovrà essere verbalizzato e il verbale firmato dal segnalante.

Una segnalazione può ritenersi circostanziata se consente di individuare elementi di fatto ragionevolmente sufficienti per avviare un’investigazione.
Nella segnalazione devono risultare chiare:

le generalità di chi effettua la segnalazione e i dati di contatto, salvo che non si effettui una segnalazione anonima;
il rapporto del segnalante nei confronti della Società (esponente aziendale, dipendente, ex dipendente, consulente, fornitore, soggetto che non ha ancora iniziato il rapporto di lavoro);
la data e il luogo ove si sono verificati i fatti;
la descrizione dei fatti oggetto di segnalazione e delle modalità con le quali se ne è avuta conoscenza;
il nominativo o altri elementi che consentano di identificare il soggetto/i cui attribuire i fatti segnalati;
l’indicazione dei nomi e ruoli di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
l’indicazione dei nomi di eventuali facilitatori che hanno assistito il segnalante nel processo di segnalazione;
l’indicazione di eventuali documenti che possono confermare la fondatezza dei fatti riportati;
ogni altra informazione che possa fornire utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.

Resta fermo il requisito della veridicità dei fatti o situazioni segnalati, a tutela del denunciato

Le segnalazioni anonime sono ammesse, purché adeguatamente circostanziate. Tuttavia, nel caso di segnalazioni anonime, il soggetto ricevente non ha conoscenza dell’identità della persona segnalante e potrebbe involontariamente esporlo durante le attività di accertamento.

8. Ricezione e gestione delle segnalazioni

Il Gestore delle Segnalazioni:

Conferma la ricezione della segnalazione, se possibile;
Valuta l’ammissibilità e la pertinenza della segnalazione;
Avvia le verifiche necessarie nel rispetto dei principi di riservatezza e imparzialità;
Coinvolge, se necessario, le funzioni aziendali competenti.

9. Esito delle segnalazioni

Al termine delle verifiche, il Responsabile:

Documenta l’esito dell’istruttoria;
Propone eventuali azioni correttive o preventive;
Informa il segnalante sull’esito della segnalazione, nei limiti consentiti dalla legge e dalla tutela della riservatezza.

Per garantire la gestione e la tracciabilità delle segnalazioni e delle relative attività, il Gestore delle Segnalazioni assicura l’archiviazione di tutta la correlata documentazione di supporto per un periodo di almeno 2 anni dalla ricezione della segnalazione e non superiore a 5 anni.

10. Tutela del segnalante

L’azienda vieta qualsiasi forma di ritorsione, minaccia o discriminazione nei confronti del segnalante che abbia effettuato una segnalazione in buona fede.

Eventuali comportamenti ritorsivi saranno perseguiti disciplinarmente.

11. Riservatezza e protezione dei dati personali

Tutte le informazioni raccolte nell’ambito della presente procedura sono trattate nel rispetto della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali.

L’accesso alle informazioni è limitato ai soli soggetti autorizzati.

12. Altri canali

Le segnalazioni relative violazioni indicate dal Decreto Legislativo n.24/2023, potranno essere presentate:

alla piattaforma whistleblowing dell’ANAC (canale esterno) reperibile sul sito internet dell’Autorità all’indirizzo https://whistleblowing.anticorruzione.it.
tramite divulgazione pubblica (stampa, mezzi elettronici o mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone);
denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile.

Si fa presente che i segnalanti possono utilizzare il canale esterno (ANAC) solamente quando:

la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito.
la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione potrebbe determinare un rischio di ritorsione. Si fa presente che i motivi che legittimano il ricorso alla segnalazione esterna devono basarsi su
circostanze concrete da allegare alla segnalazione e su informazioni effettivamente acquisibili;
la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse (si fa riferimento, ad esempio, al caso in cui la violazione richieda in modo evidente un intervento urgente da parte di un’Autorità pubblica per salvaguardare un interesse che fa capo alla collettività).

I segnalanti possono effettuare direttamente una divulgazione pubblica solamente quando:

la persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato riscontro entro i termini stabiliti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;
la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse (ad esempio situazione di emergenza o di rischio di danno irreversibile, anche all’incolumità fisica di una o più persone, che richieda che la violazione sia tempestivamente svelata con ampia
risonanza per impedirne gli effetti negativi);
la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto
la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

Si fa presente che i motivi che legittimano il ricorso alla segnalazione esterna devono basarsi su circostanze concrete da allegare alla segnalazione e su informazioni effettivamente acquisibili.

Qualora la segnalazione interna sia presentata ad un soggetto diverso da quello indicato nella presente procedura lo stesso dovrà trasmettere la segnalazione, entro sette giorni dal suo ricevimento, al Gestore delle Segnalazioni della Società, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante.